Compañía Canariense del Tabaco, S.A. (en adelante CCT), está fuertemente comprometida con el absoluto cumplimiento de la regulación nacional y europea, así como con el pulcro cumplimiento de su normativa interna y del Código Ético.
Por ello, si crees que puede haber algún comportamiento irregular, contrario a la legislación europea o nacional, algún incumplimiento de nuestra normativa interna o de nuestro Código Ético, puedes comunicárnoslo a través de la siguiente dirección de correo electrónico: denunciascct@cecamagan.com.
Los principios esenciales del funcionamiento del Canal de Denuncias de CCT se encuentran establecidos en nuestra Política del Canal de Denuncias.
¿Qué es el Canal de Denuncias de CCT y para qué sirve?
Es un medio que CCT pone a disposición de empleados, socios de negocio, terceros relacionados y grupos de interés para que puedan informar sobre presuntos incumplimientos de la normativa interna y externa.
¿Por qué tengo que informar?
Entre los valores y principios éticos de CCT está el compromiso pulcro e ineludible de cumplir con la Ley y la normativa interna. Por ello, queremos conocer y actuar ante cualquier posible irregularidad e incumplimiento que pueda producirse.
¿Qué tengo que informar?
Cualquier hecho que pueda suponer un incumplimiento de nuestro Código Ético o una infracción normativa que pueda constituir una infracción administrativa grave o muy grave, un incumplimiento del derecho de la Unión Europea o un delito, de acuerdo con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
¿Este canal sirve para todo tipo de reclamaciones?
No, el Canal de Denuncias no es el medio adecuado para comunicar o informar sobre discrepancias comerciales, reclamaciones u otro tipo de consultas relacionadas.
Tampoco es el medio adecuado para comunicar o informar sobre cuestiones, reclamaciones u otro tipo de consultas que puedan surgir en el día a día de una relación laboral.
¿Cómo deben realizarse las comunicaciones que se reciban a través de dicho Canal?
CCT permite que las comunicaciones de las prácticas irregulares o incumplimientos anteriormente citados se puedan realizar bien de manera nominativa o de manera anónima.
¿Cómo se garantiza la confidencialidad?
CCT cuenta con un procedimiento interno de gestión del canal de denuncias donde se establece la forma en las medidas de seguridad adecuadas e idóneas para garantizar la confidencialidad.
Además, solo un número limitado de personas tendrán acceso al correo electrónico: denunciascct@cecamagan.com. Estas personas tratarán la información bajo los máximos estándares de confidencialidad
¿Pueden existir represalias para el informante?
No, siempre que la denuncia sea de buena fe. En estos casos, se prohíbe total y expresamente cualquier acto de represalia, tentativa de represalia o amenaza.
La persona responsable del Canal de Denuncias realizará un seguimiento a largo de todo el proceso como posteriormente para garantizar que nadie que haya comunicado un presunto incumplimiento de buena fe pueda ser objeto de represalias.
De hecho, cualquier acto de represalia contra un informante de buena fe será objeto de sanción.
1 OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política tiene por objeto difundir los principios que rigen la gestión y uso del Canal de Denuncias de Compañía Canariense de Tabacos, S.A. (en adelante CCT).
Con el Canal de Denuncias CCT pretende i) prevenir y corregir prácticas y/o conductas que sean irregulares, contrarias al ordenamiento jurídico nacional e internacional, así como al ordenamiento interno y Código Ético, así como ii) reparar lo antes posible el daño que se haya podido producir con la comisión de dichas prácticas/conductas irregulares.
La presente Política resulta de aplicación para todos los integrantes de CCT.
Los integrantes de CCT deben comunicar de forma inmediata cualquier incumplimiento real o presunto del Código Ético, de normativa interna o externa que resulte de aplicación, así como de la comisión de delitos que se hayan producido o se puedan producir, a través de los canales habilitados al efecto.
Junto a este deber de comunicación de incumplimientos, los integrantes de CCT tienen entre sus responsabilidades la colaboración proactiva y de buena fe con las posibles investigaciones que se pudieran iniciar.
CCT espera que este deber de los integrantes sea asumido y compartido también por nuestros socios de negocio , terceros relacionados y grupos de interés, de manera que se puedan identificar y reaccionar adecuada y eficazmente ante posibles irregularidades e incumplimientos.
2 INTERPOSICIÓN DE DENUNCIA/COMUNICACIÓN
La denuncia/comunicación podrá realizarse.
- Por escrito a la dirección de correo electrónico: denunciascct@cecamagan.com.
-
En caso de que quien interponga la denuncia/comunicación sea un integrante de CCT,
la misma podrá realizarse asimismo de forma personal, mediante carta o nota interna
dirigida a su superior jerárquico, al Responsable del Canal o al Comité Ético, o
incluso, a través de la comunicación verbal (telefónica o presencial) a cualquier
miembro del Comité Ético quien deberá documentar debidamente estas comunicaciones,
previo consentimiento del informante
- Mediante grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible previo consentimiento del informante, o
- Mediante una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
- A través del canal externo cuya gestión corresponde a la A.A.I. o ante las autoridades o los órganos autonómicos correspondientes previstos en la Ley 2/2023, de 20 febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
3 CONTENIDO DE LA DENUNCIA/COMUNICACIÓN
Los integrantes de CCT tienen la obligación y responsabilidad para con la Organización de denunciar/comunicar cualquier conducta que pudiera ser, aunque fuera indiciariamente:
- Constitutiva de delito;
- Contraria a la Ley (nacional e internacional);
- Contraria a las políticas, procedimientos o controles implementados en CCT;
- Contraria a los valores éticos y cultura de CCT.
Asimismo, la denuncia/comunicación debe contener los siguientes datos:
- Identificación de la persona denunciada o persona afectada por la denuncia.
- Identificación de las personas implicadas (testigos, cooperadores, partícipes etc.).
- Conducta supuestamente irregular o ilegal.
- Fecha en la que ocurrieron los hechos.
- Lugar donde ocurrieron los hechos.
- Identificación de si se trata de una conducta puntual o recurrente.
- Área de actividad o negocio.
- En su caso, aportación de pruebas o documentos sobre los hechos expuestos.
- Dirección de correo para recibir las comunicaciones (salvo en denuncias anónimas).
4 TRAMITACIÓN Y PLAZOS
Una vez interpuesta la denuncia/comunicación a través de los canales habilitados al efecto, el informante recibirá un acuse de recibo de su comunicación en el plazo máximo de 7 días naturales desde su recepción, salvo que ello pueda suponer un peligro para la confidencialidad de la comunicación.
El Secretario del Comité Ético, a su vez Responsable del Canal, realizará un análisis preliminar de las denuncias recibidas, determinando si debe iniciarse o no una investigación para esclarecer los hechos.
Además, a quienes realicen la comunicación a través del Canal de Denuncias de CCT se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea
En caso de que la denuncia/comunicación sea admitida a trámite, se apertura un proceso de investigación que llevará a cabo la Comisión Instructora de conformidad con lo dispuesto en el Procedimiento de gestión del canal de denuncias.
La Comisión Instructora procederá a la comprobación y revisión de los hechos denunciados, garantizando siempre la confidencialidad de todo el proceso de investigación, así como partiendo de la presunción de inocencia que ampara a las personas afectadas.
La investigación concluirá en el plazo de máximo de 3 meses desde la recepción de la denuncia. En casos de especial complejidad, el plazo de investigación podrá extenderse por otros 3 meses adicionales.
A lo largo de periodo de investigación, se podrá mantener comunicación con el informante para, si resulta necesario, ampliar información.
Una vez concluida la investigación y determinado el resultado, CCT adoptará las medidas necesarias en función del resultado de la misma, y actuará conforme a los establecido en la legislación vigente.
5 COMPROMISOS Y GARANTÍAS
Los integrantes de CCT tienen el deber de comunicar los incumplimientos de los que tengan conocimiento. El no comunicar estos incumplimientos podrá conllevar la imposición de una sanción disciplinaria.
Asimismo, se garantiza por parte de CCT:
- Una adecuada e idónea gestión de las denuncias recibidas.
- La realización de denuncias anónimas, en las que el informante pueda comunicar incumplimientos, sin necesidad de identificarse.
- Los derechos de los informantes de buena fe.
- Los derechos de los denunciados, como por ejemplo, i) el derecho a ser informado de las acciones u omisiones que se le atribuyan, en el momento y forma adecuadas para garantizar el éxito de la investigación; ii) el derecho a la presunción de inocencia; iii) el derecho a la defensa: derecho a ser oído, derecho a realizar alegaciones y derecho a aportar pruebas de descargo; iii) el derecho a la protección y confidencialidad de su identidad.
- La confidencialidad de las comunicaciones/denuncias recibidas, salvaguardando la preservación de los datos del informante, los datos de las personas afectadas y los de las personas que participen en la investigación.
- Adoptar las medidas necesarias para evitar conflictos de interés, tal y como se regula en el Procedimiento de gestión del Canal de Denuncias.
- El respeto absoluto a la normativa de protección de datos.
- La absoluta protección a la persona que informe de un incumplimiento o que colabore con la investigación, siempre que sea de buena fe, de cualquier represalia, tentativa de represalia o amenaza.
- Que el Responsable del Canal desarrolle sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de CCT, no pudiendo recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y disponiendo de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.
- La atenuación o exención de la sanción, cuando una persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea la que informe de su existencia mediante la presentación de la información y siempre que la misma hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador, siempre y cuando i) hubiere cesado en la comisión de la infracción en el momento de presentación de la comunicación o revelación e identificado, en su caso, al resto de las personas que hayan participado o favorecido aquella, ii) hubiera cooperado plena, continua y diligentemente a lo largo de todo el procedimiento de investigación, iii) hubiera facilitado información veraz y relevante, medios de prueba o datos significativos para la acreditación de los hechos investigados, sin que haya procedido a la destrucción de estos o a su ocultación, ni haya revelado a terceros, directa o indirectamente su contenido, iv) hubiera procedido a la reparación del daño causado que le sea imputable.
- Un registro adecuado, idóneo y actualizado de las denuncias/comunicaciones recibidas a través del Libro Registro.
6 RESPONSABLE DEL CANAL. FACULTADES DE GESTIÓN Y TRAMITACIÓN
El Consejo de Administración designó como Responsable del Canal de Denuncias de CCT al Órgano de Cumplimiento Normativo del Sistema de Compliance, denominado Comité Ético.
Tras la entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y con objeto de cumplir con la normativa vigente, el Órgano de Cumplimiento Normativo, denominado Comité Ético, ha acordado delegar en su Secretario las facultades de gestión del Sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación.
7 DENUNCIA/COMUNICACIÓN FALSA
Una denuncia/comunicación realizada con mala fe y/o con temerario desprecio hacia la verdad podrá ser objeto de sanción disciplinaria.
8 PUBLICIDAD DEL CANAL
CCT velará por la debida difusión i) de esta Política y ii) de la existencia del Canal de Denuncias.
